5 av 12 brev diariefördes av Mönsterås Kommun

Mönsterås Kommun hade som bekant inte diariefört ett kritiskt mejl till kommunalrådet Roland Åkesson. Jag ville kontrollera om detta var toppen av ett isberg, eller om man bara vid detta tillfälle inte hade diariefört för att skydda kommunalrådet.

Kommunalrådet väntade tills media uppmärksammat brevet
Men först några ord om kritiska brevet som den holländske entreprenören skickat till kommunalrådet. Varför diariefördes inte det? Kommunen slingrar sig först genom att säga att brevet är diariefört. Jag påtalar då att det har man gjort först efter att media uppmärksammat frågan. Jag frågar då varför man inte diarieförde det direkt. Kommunen hävdar då att både pappersbrevet och mejlet gått direkt till Roland Åkesson och hoppat över den instans där brev diarieförs. Detta eftersom Åkessons namn stod före kommunalråd på brevet. Åkesson har sedan inte skickat dem vidare för diarieföring förrän media uppmärksammat ärendet. Jag har goda förhoppningar om att hela sanningen snart skall komma fram, för här är det saker som inte stämmer. Med åren lär man sig att känna när det trixas. Så över till min egen undersökning.

12 relevanta mejl

Jag skrev till kommunen och begärde att få veta om kommunen hade diariefört 12 mejl som jag skickat till kommunen mellan 2009 och 2013. Jag hade valt ut 12 mejl som var relevanta och som kunde kopplas till aktuella händelser i kommunen. Ingen kan hävda att mejlen var av obetydlig karaktär. Mejl skall behandlas på exakt samma sätt som vanlig papperpost och faxbrev. Idag fick jag svar. Innan jag går in på detaljerna så kan jag göra en sammanfattning:

5 av 12 brev diariefördes

Av 12 mejl var 5 diarieförda och 7 inte diarieförda. Av de sju icke diarieförda var 2 bortgallrade och 1 raderat med oklarhet om de någonsin diarieförts, samt 4 inte diarieförda överhuvudtaget, dvs utan möjligheter för allmänhet eller journalister att veta att dessa mejl finns. Jag räknar även de tre bortgallarade breven som icke diarieförda, för även om själva breven är bortgallrade borde de ju ha funnits i någon diarielista.

Låt oss nu övergå till detaljerna.

Mejlen 2009
Av 5 mejl skickade 2009 var två bortgallrade. De två bortgallrade handlade om ogräset i hamnen, samt mina frågor till Kost och Städ om varför jag inte får vikariera mer som städare sedan jag anmält missförhållanden på Åshaga.

Kommunen har en dokumenthanteringsplan som gör att vissa handlingar gallras och raderas efter tre år. Kommuner har enligt arkivlagen rätt att gallra, dock ska det enligt arkivlagens 10§ ”…alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § tredje stycket.” I 3§ står det att man ska vi bevara handlingar för att tillgodose:

Rätten att ta del av allmänna handlingar.
Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen.
Forskningens behov.

När Mönsterås Kommun gallrar redan efter tre år, så anser jag inte att man tillgodoser de krav som arkivlagen ställer, även om jag har full förståelse för att man måste gallra.

Av de andra tre mejlen från 2009 är två diarieförda och ett inte diariefört. De diarieförda var dels  min formella anmälan om missförhållanden på Åshaga, dels kritiska synpunkter till kommunen (dock med oerhört svag stämpel som kan ifrågasättas). Ej diariefört var frågor och synpunkter på den nedlagda frågelådan.

Ett mejl 2010

2010 handlade det om ett mejl med en aktuell och viktig fråga om den planerade häxparkens förläggning i direkt anslutning till kulturmiljöskyddat område. Detta mejl gallrades redan efter 6 månader då ingen följdfråga kommit in. Det har alltså inte diarieförts, trots att frågan var central i den då högst aktuella diskussionen om häxparken. Frågan som då infinner sig är varför man här inte följde regeln om tre år.

Mejlen 2011
2011 var det två mejl som inte diariefördes. Ett mejl var synpunkter och frågor angående kommunens satsning på ekologiskt odlad skolmat där jag bland annat eftersökte den vetenskapliga grund varpå kommunen fattat sitt beslut. Således en ytterst viktig fråga. Det andra mejlet var ett mejl där jag påtalade jäv i kulturnämnden, vilket det sedermera också visade sig vara. Två tunga aktuella frågor, där mejlen således bara hamnade i mejlboxarna, utan diarieföring, och därmed utan möjlighet för allmänheten och journalister att få veta att de finns. Hade tidningarna överhuvudtaget skrivit om jävfrågan om jag inte tipsat dem direkt?

Mejlen 2012

2012 handlade det om två mejl. Det ena var en överklagan till Byggnadsnämnden, vilket har diarieförts. Det andra var mejl till Tekniska förvaltningens chef angående hanteringen av Mekaniska verkstaden. Det mejlet har inte diarieförts.

Mejlen 2013

2013 var det två mejl som båda har diarieförts. Det ena var brev till Byggnadsnämnden om gården Siggehorvas ålder i aktuellt ärende. Vidare har mitt mejl till kansliet med begäran att få veta om de här anförda mejlen har diarieförts, diarieförts.

Jag upprepar sammanfattningen:  5 mejl till kommunen har diarieförts och 7 har inte diarieförts. Av de sju icke diarieförda är 2 bortgallrade och 1 raderat med oklarhet om de någonsin diarieförts, samt 4 inte diarieförda över huvudtaget, dvs utan möjligheter för allmänhet eller journalister att veta att dessa mejl finns överhuvudtaget.

Sammanfattningsvis kan man alltså konstatera att det inte är givet att kommunen diarieför relevant post om den skickas via mejl. Många brev stannar uppenbarligen i mejlboxarna och således görs de ej sökbara för allmänhet och journalister. Därmed bryter man också mot kommunallagen. Byggnadsnämnden har diariefört allt, medan andra inte verkar diarieföra alls. Fram träder bilden av rena godtycket. Det verkar inte sitta i ryggmärgen att man ska diarieföra mejl. Detta försvårar förstås för allmänhet och media att ta del av offentlig information och att kritiskt granska kommunen.

Kommunen svarade, men talade först inte om att kopiorna på mejlen inte var diarieförda, varför jag hela tiden fick följa upp med följdfrågor.